Błędy w biznesplanie restauracji – 14 problemów, które warto wychwycić przed otwarciem

Błędy w biznesplanie restauracji najczęściej nie wynikają z braku rozbudowanego dokumentu, lecz z niespójnych założeń, zbyt optymistycznych prognoz i pominięcia kosztów, które pojawiają się dopiero podczas przygotowania lokalu lub pierwszych miesięcy działalności. Dlatego gotowy biznesplan warto potraktować nie tylko jako opis przedsięwzięcia, ale również jako narzędzie do sprawdzania, czy poszczególne elementy projektu rzeczywiście do siebie pasują.

Przykładowo wysoka prognoza sprzedaży nie ma większej wartości, jeżeli nie wynika z liczby miejsc, godzin otwarcia i możliwości kuchni. Podobnie szczegółowy budżet nie zabezpieczy przedsięwzięcia, jeśli nie uwzględnia rezerwy na okres rozruchu.

Jeżeli dopiero przygotowujesz dokument, zacznij od poradnika biznesplan restauracji – jak napisać go krok po kroku?. Natomiast poniższa lista pomoże Ci skontrolować przygotowany już plan i znaleźć miejsca, które wymagają ponownego przeliczenia lub doprecyzowania.

Jak sprawdzać błędy w biznesplanie restauracji?

Najlepiej nie czytać dokumentu wyłącznie od początku do końca. Zamiast tego porównuj ze sobą informacje znajdujące się w różnych rozdziałach.

Sprawdź przede wszystkim, czy:

• prognozowana sprzedaż odpowiada możliwościom lokalu,
• liczba klientów wynika z rzeczywistych założeń,
• ceny w menu odpowiadają planowanej grupie docelowej,
• zatrudnienie jest dopasowane do godzin otwarcia i liczby zamówień,
• wszystkie inwestycje znajdują odzwierciedlenie w budżecie,
• działania marketingowe mają określony koszt,
• wynik finansowy zgadza się z przychodami i kosztami,
• plan uwzględnia okres rozruchu oraz gorsze miesiące,
• identyczne założenia są stosowane w całym dokumencie.

Właśnie na styku poszczególnych rozdziałów najłatwiej znaleźć błędy, które podczas pisania każdej części osobno mogą pozostać niezauważone.

1. Nierealistyczna prognoza sprzedaży

Jednym z najczęstszych błędów w biznesplanie restauracji jest rozpoczęcie prognozy od oczekiwanego przychodu zamiast od możliwości wygenerowania odpowiedniej liczby transakcji.

Założenie, że restauracja osiągnie 150 000 zł miesięcznej sprzedaży, samo w sobie niewiele mówi. Trzeba jeszcze odpowiedzieć na pytanie, ile zamówień jest potrzebnych do uzyskania tej wartości.

Jeżeli średnia wartość zamówienia ma wynosić 50 zł, przychód 150 000 zł oznacza około 3000 transakcji miesięcznie. Przy 30 dniach działalności daje to średnio około 100 zamówień dziennie.

Następnie trzeba sprawdzić, czy taki wynik jest możliwy przy:

• planowanej liczbie miejsc,
• godzinach otwarcia,
• liczbie zmian stolików,
• przepustowości kuchni,
• liczbie pracowników,
• udziale zamówień na wynos,
• sprzedaży internetowej i dostawach.

Dlatego zamiast wpisywać oczekiwany przychód, warto przejść drogę odwrotną: oszacować realną liczbę zamówień, średnią wartość transakcji i dopiero na tej podstawie obliczyć sprzedaż.

2. Założenie pełnego obłożenia od pierwszych tygodni

Nowa restauracja zazwyczaj potrzebuje czasu na zbudowanie rozpoznawalności, zdobycie opinii i wypracowanie grupy powracających klientów. Tymczasem część biznesplanów zakłada niemal identyczną sprzedaż od pierwszego miesiąca działalności.

To szczególnie ryzykowne, jeżeli jednocześnie plan przewiduje wysokie koszty stałe.

Dlatego prognozę warto podzielić na etapy. Pierwsze miesiące mogą oznaczać niższą liczbę zamówień, natomiast później sprzedaż może wzrastać wraz z rozpoznawalnością lokalu, zwiększeniem liczby klientów powracających oraz uruchamianiem kolejnych kanałów sprzedaży.

Co ważne, okres rozruchu powinien być spójny także z planem płynności finansowej. Jeżeli zakładasz niższą sprzedaż na początku, musisz jednocześnie określić, z czego pokryjesz koszty do momentu osiągnięcia stabilniejszego poziomu przychodów.

3. Niedoszacowanie kosztów uruchomienia restauracji

Koszt wyposażenia kuchni i remontu to tylko część wydatków związanych z otwarciem lokalu.

W biznesplanie łatwo pominąć między innymi:

• projekt technologiczny,
• instalacje i ich dostosowanie,
• drobne wyposażenie kuchenne,
• zastawę,
• wyposażenie sali,
• oznakowanie lokalu,
• kaucję za najem,
• pierwszy zakup produktów,
• opakowania,
• system sprzedaży,
• urządzenia potrzebne do obsługi lokalu,
• marketing przed otwarciem,
• szkolenia,
• koszty formalności,
• wydatki ponoszone jeszcze przed rozpoczęciem sprzedaży.

W rezultacie budżet może wyglądać dobrze na papierze, a jednocześnie zabraknie w nim kilkudziesięciu mniejszych pozycji, które razem tworzą znaczącą kwotę.

Dlatego podczas kontroli biznesplanu nie pytaj tylko: „czy koszt remontu jest prawidłowy?”. Sprawdź również, czy uwzględniono wszystkie działania konieczne pomiędzy podpisaniem umowy najmu a obsłużeniem pierwszego klienta.

4. Brak rezerwy finansowej

Nawet dokładnie przygotowany kosztorys nie przewidzi wszystkich wydatków.

Remont może się przedłużyć. Urządzenie może wymagać wymiany. Otwarcie może zostać przesunięte. Sprzedaż w pierwszych tygodniach może być niższa od oczekiwanej.

Dlatego jednym z poważniejszych błędów w biznesplanie restauracji jest przeznaczenie całego dostępnego kapitału na uruchomienie lokalu.

Jeżeli po otwarciu na rachunku pozostaje niemal zerowa rezerwa, nawet niewielkie odchylenie od planu może spowodować problemy z płatnościami.

Rezerwa powinna wynikać z konkretnego modelu finansowego. Warto sprawdzić, ile gotówki restauracja potrzebuje na pokrywanie zobowiązań w okresie, w którym sprzedaż pozostaje poniżej założonego poziomu.

Więcej o budowaniu prognoz i kontroli kosztów opisujemy w poradniku finanse w biznesplanie restauracji.

5. Mylenie zysku z gotówką dostępną na rachunku

Dodatni wynik finansowy nie zawsze oznacza, że restauracja ma wystarczającą ilość gotówki na bieżące zobowiązania.

W biznesplanie trzeba rozróżnić między innymi:

• przychodem,
• kosztami,
• wynikiem operacyjnym,
• wydatkami inwestycyjnymi,
• spłatą finansowania,
• podatkami,
• przepływami pieniężnymi.

Przykładowo zakup wyposażenia może powodować duży wypływ gotówki jeszcze przed otwarciem, natomiast sposób ujęcia tego wydatku w wyniku księgowym może być inny.

Z kolei restauracja może wykazywać dodatni wynik operacyjny, ale nadal mieć problemy z płynnością, jeżeli musi jednocześnie spłacać finansowanie lub regulować zobowiązania powstałe podczas otwarcia.

Dlatego kontrolując biznesplan, sprawdź nie tylko przewidywany zysk, lecz także momenty, w których pieniądze rzeczywiście wpływają i wypływają z firmy.

6. Brak obliczonego progu rentowności

Prognoza przychodów pokazuje, ile restauracja chce sprzedać. Próg rentowności odpowiada na inne pytanie: ile musi sprzedać, aby pokryć koszty działalności.

Bez tego trudno ocenić, czy plan sprzedaży zapewnia wystarczający margines bezpieczeństwa.

Jeżeli próg rentowności znajduje się bardzo blisko prognozowanego przychodu, niewielki spadek liczby klientów może spowodować stratę.

Dlatego w biznesplanie warto znać przynajmniej:

• miesięczne koszty stałe,
• średni udział kosztów zmiennych,
• przychód potrzebny do pokrycia kosztów,
• liczbę zamówień potrzebną do osiągnięcia tego przychodu.

Następnie porównaj wynik z możliwościami lokalu. Samo matematyczne obliczenie progu nie wystarczy, jeżeli jego osiągnięcie wymaga liczby klientów, której restauracja nie jest w stanie obsłużyć.

7. Niespójne założenia między rozdziałami biznesplanu

To jeden z błędów, który szczególnie łatwo przeoczyć w rozbudowanym dokumencie.

Przykładowo w jednym miejscu biznesplan może zakładać:

• 40 miejsc dla klientów,

natomiast w prognozie sprzedaży przyjęto liczbę zamówień odpowiadającą znacznie większemu lokalowi.

Podobnie:

• plan marketingowy zakłada sprzedaż z dostawą,
• plan zatrudnienia nie uwzględnia obsługi tych zamówień,
• kosztorys nie obejmuje opakowań,
• prognoza finansowa uwzględnia przychody z dostaw od pierwszego miesiąca,
• harmonogram przewiduje ich uruchomienie dopiero kilka miesięcy później.

Każde z tych założeń może wyglądać rozsądnie osobno. Problem pojawia się dopiero po ich zestawieniu.

Dlatego po zakończeniu biznesplanu warto stworzyć jedną tabelę najważniejszych założeń i porównać ją z całym dokumentem.

Powinny znaleźć się w niej między innymi:

• powierzchnia lokalu,
• liczba miejsc,
• godziny otwarcia,
• średnia wartość zamówienia,
• miesięczna liczba transakcji,
• liczba pracowników,
• koszt zespołu,
• koszt produktów,
• koszty stałe,
• termin uruchomienia sprzedaży online,
• budżet marketingowy.

8. Powierzchowna analiza rynku

Zdanie „w okolicy znajduje się duża liczba potencjalnych klientów” nie jest jeszcze analizą rynku.

Podobnie sama lista restauracji działających w pobliżu niewiele mówi o realnej konkurencji.

Problem pojawia się wtedy, gdy na podstawie tak ogólnych informacji biznesplan wyciąga konkretne wnioski dotyczące menu, cen lub przewidywanej liczby klientów.

Dobra kontrola analizy rynku powinna odpowiedzieć między innymi na pytania:

• skąd pochodzą informacje,
• jak duży obszar został przeanalizowany,
• które lokale rzeczywiście konkurują o podobnego klienta,
• jakie mają ceny,
• kiedy występuje największy ruch,
• jakie potrzeby klientów pozostają niezaspokojone,
• dlaczego planowana restauracja ma szansę zdobyć część tego popytu.

Sposób zbierania takich danych szerzej opisujemy w artykule analiza rynku restauracji w biznesplanie.

9. Zbyt szeroko określona grupa docelowa

„Mieszkańcy miasta w wieku od 18 do 65 lat” nie pozwalają dobrze zaplanować restauracji.

Taka grupa jest zbyt szeroka, aby na jej podstawie określić:

• menu,
• poziom cen,
• godziny największego ruchu,
• sposób obsługi,
• kanały komunikacji,
• promocje,
• lokalizację.

Co więcej, nie każdy segment klientów musi mieć takie samo znaczenie.

Restauracja może obsługiwać pracowników biur w porze lunchu, mieszkańców okolicy wieczorem oraz klientów zamawiających jedzenie do domu. Każda z tych grup może mieć inne oczekiwania i inaczej wpływać na sprzedaż.

Dlatego zamiast tworzyć jedną bardzo szeroką grupę docelową, warto określić kilka najważniejszych segmentów i sprawdzić, czy oferta odpowiada ich rzeczywistym potrzebom.

Więcej przykładów znajdziesz w poradniku grupa docelowa restauracji – jak ją określić?.

10. Brak spójności między menu, cenami i modelem restauracji

Biznesplan może prawidłowo opisywać grupę klientów, a mimo to proponować ofertę, która do niej nie pasuje.

Przykładowo restauracja nastawiona na szybki lunch dla pracowników biurowych powinna sprawdzić nie tylko ceny, lecz również:

• czas przygotowania potraw,
• czas obsługi,
• dostępność stolików,
• możliwość zamówienia na wynos,
• wielkość menu,
• możliwości kuchni w godzinach szczytu.

W lokalach szybkiej obsługi te zależności mają szczególne znaczenie. Dlatego przy takim modelu warto osobno sprawdzić biznesplan dla fast food, w którym pokazujemy, jak połączyć liczbę zamówień, czas realizacji, przepustowość kuchni i strukturę menu z prognozą sprzedaży.

Z kolei lokal budujący ofertę premium będzie wymagał innego sposobu obsługi, wyposażenia sali, polityki cenowej i komunikacji.

Dlatego po przygotowaniu biznesplanu warto zadać proste pytanie:

Czy wszystkie elementy restauracji opisują ten sam koncept?

Jeżeli menu, ceny, grupa docelowa, lokalizacja i standard obsługi wskazują na różne modele działalności, dokument wymaga ponownego uporządkowania.

11. Zbyt ogólny plan marketingowy

Sformułowania takie jak:

• aktywność w mediach społecznościowych,
• reklama lokalna,
• pozycjonowanie strony,
• promocje dla klientów

nie są jeszcze planem marketingowym.

Problem polega na tym, że takich działań nie można później porównać z rzeczywistym wykonaniem.

Plan powinien określać przynajmniej:

• konkretne działania,
• termin realizacji,
• budżet,
• grupę odbiorców,
• sposób pomiaru efektów.

Przykładowo zamiast zapisywać „reklama przed otwarciem”, można określić budżet kampanii, obszar jej prowadzenia, czas rozpoczęcia oraz cel, którym będzie np. zdobycie pierwszych rezerwacji albo poinformowanie mieszkańców okolicy o terminie otwarcia.

Jednocześnie wszystkie działania muszą znaleźć odzwierciedlenie w finansach. Jeżeli plan marketingowy zakłada miesięczne kampanie, a w kosztach nie ma budżetu marketingowego, biznesplan jest niespójny.

Szczegółowe planowanie działań opisujemy osobno w artykule plan marketingowy restauracji.

12. Pominięcie sezonowości i zmian popytu

Średnia miesięczna sprzedaż może być wygodna do obliczeń, ale restauracja rzadko osiąga identyczny wynik przez cały rok.

Na sprzedaż mogą wpływać między innymi:

• wakacje,
• pogoda,
• ogródek sezonowy,
• okres świąteczny,
• rok akademicki,
• sezon turystyczny,
• lokalne wydarzenia,
• zmiany ruchu biurowego.

Znaczenie tych czynników zależy oczywiście od konkretnego lokalu.

Błędem nie jest więc brak założenia dużej sezonowości, lecz automatyczne przyjęcie identycznego poziomu sprzedaży każdego miesiąca bez sprawdzenia, czy w danej lokalizacji jest to uzasadnione.

Jeżeli spodziewasz się słabszych okresów, biznesplan powinien również pokazać, jak restauracja pokryje wtedy koszty i które wydatki może ograniczyć.

13. Brak scenariusza ostrożnego i planu awaryjnego

Jeden scenariusz finansowy pokazuje, co stanie się pod warunkiem realizacji założeń.

Nie odpowiada jednak na pytanie, co zrobić, jeżeli założenia się nie sprawdzą.

Dlatego warto sprawdzić przynajmniej wariant, w którym:

• liczba klientów jest niższa od zakładanej,
• średnia wartość zamówienia spada,
• koszt produktów rośnie,
• koszty zatrudnienia są wyższe,
• otwarcie zostaje przesunięte.

Następnie dla najważniejszych zagrożeń określ moment reakcji.

Przykładowo zamiast ogólnego zapisu „w razie spadku sprzedaży zwiększymy marketing”, biznesplan może wskazywać, że po dwóch miesiącach sprzedaży niższej od planu o określoną wartość właściciel analizuje godziny otwarcia, menu, koszty zespołu i skuteczność działań promocyjnych.

Dzięki temu plan awaryjny staje się procedurą decyzyjną, a nie tylko listą potencjalnych problemów.

14. Kopiowanie gotowego wzoru bez dostosowania danych

Wzór biznesplanu może znacznie ułatwić przygotowanie własnego dokumentu. Problem pojawia się wtedy, gdy przykład zostaje potraktowany jak gotowa odpowiedź.

Nie należy kopiować bez weryfikacji:

• kosztów remontu,
• stawek wynagrodzeń,
• liczby klientów,
• średniej wartości zamówienia,
• kosztów produktów,
• udziału dostaw,
• cen konkurencji,
• kosztów marketingu,
• prognozowanego tempa wzrostu.

Każda restauracja działa w innym lokalu, ma inną ofertę i ponosi inne koszty.

Dlatego wzór biznesplanu restauracji powinien służyć przede wszystkim do sprawdzenia struktury dokumentu oraz zależności między poszczególnymi rozdziałami.

Liczby trzeba przygotować dla własnego przedsięwzięcia.

Jak sprawdzić biznesplan restauracji przed podjęciem decyzji o inwestycji?

Po przygotowaniu dokumentu wykonaj jeszcze jedną kontrolę bez poprawiania tekstu. Tym razem skup się wyłącznie na założeniach i liczbach.

Sprawdź kolejno:

1. Czy liczba klientów odpowiada powierzchni i przepustowości lokalu?
2. Czy średnia wartość zamówienia odpowiada cenom w planowanym menu?
3. Czy prognoza sprzedaży wynika z liczby transakcji?
4. Czy uwzględniono okres rozruchu?
5. Czy kosztorys zawiera wszystkie wydatki przed otwarciem?
6. Czy po inwestycji pozostaje rezerwa finansowa?
7. Czy liczba pracowników odpowiada godzinom działalności?
8. Czy wszystkie działania marketingowe mają budżet?
9. Czy próg rentowności jest możliwy do osiągnięcia przy dostępnej liczbie miejsc i zamówień?
10. Czy biznesplan pokazuje również słabszy scenariusz?
11. Czy określono momenty, w których właściciel powinien zareagować?
12. Czy te same wartości pojawiają się we wszystkich częściach dokumentu?

Jeżeli któryś punkt wymaga odpowiedzi „nie wiem”, to właśnie ten fragment biznesplanu warto sprawdzić przed rozpoczęciem inwestycji.

Czy biznesplan trzeba aktualizować po otwarciu restauracji?

Tak naprawdę kontrola biznesplanu nie kończy się w dniu otwarcia lokalu.

Po rozpoczęciu działalności pojawiają się dane, których wcześniej nie dało się dokładnie przewidzieć:

• rzeczywista liczba transakcji,
• średnia wartość zamówienia,
• koszt produktów,
• koszt zatrudnienia,
• udział sprzedaży na wynos i online,
• godziny największego ruchu,
• skuteczność promocji,
• liczba powracających klientów.

Dlatego warto regularnie porównywać założenia z rzeczywistymi wynikami.

Jeżeli sprzedaż różni się od prognozy, nie oznacza to automatycznie, że biznesplan był bezużyteczny. Przeciwnie – różnica pokazuje, które założenie trzeba skorygować i jak zmienić dalsze działania.

Podsumowanie

Najgroźniejsze błędy w biznesplanie restauracji nie zawsze są widoczne w pojedynczym rozdziale. Często pojawiają się dopiero wtedy, gdy zestawi się ze sobą prognozę sprzedaży, możliwości lokalu, zatrudnienie, marketing oraz plan finansowy.

Dlatego przed rozpoczęciem inwestycji sprawdź przede wszystkim spójność całego dokumentu. Zweryfikuj, z czego wynikają prognozy, czy uwzględniono wszystkie koszty, jaki jest próg rentowności oraz co stanie się w słabszym scenariuszu.

Jeżeli potrzebujesz najpierw uporządkować samą strukturę dokumentu, przejdź do poradnika jak napisać biznesplan restauracji krok po kroku. Natomiast gotowy układ wraz z przykładowymi obliczeniami znajdziesz we wzorze biznesplanu restauracji.