Biznesplan kawiarni – jak napisać?

Biznesplan kawiarni powinien pokazywać nie tylko pomysł na lokal, ale przede wszystkim sposób, w jaki kawiarnia będzie generować sprzedaż przez cały dzień. W tym modelu duże znaczenie mają między innymi lokalizacja, ruch pieszy, liczba transakcji, średnia wartość zamówienia, sprzedaż na wynos, rotacja stolików oraz struktura menu.

Dlatego biznesplan kawiarni nie powinien być kopią biznesplanu restauracji z zamienionym menu. Kawiarnia może mieć niższy średni rachunek, większy udział krótkich wizyt, inne godziny największego ruchu i znacznie większe znaczenie klientów powracających.

Jednocześnie jej rentowność może zależeć od tego, czy klient kupuje wyłącznie kawę, czy również śniadanie, ciasto, kanapkę albo dodatkowy napój.

Jeżeli potrzebujesz najpierw poznać pełną strukturę dokumentu, zobacz poradnik biznesplan restauracji – jak go napisać. W tym artykule skupiamy się na elementach szczególnie ważnych przy planowaniu kawiarni.

Czym biznesplan kawiarni różni się od biznesplanu restauracji?

Podstawowe rozdziały mogą być podobne, jednak inne są czynniki wpływające na sprzedaż. W restauracji ważna może być liczba stolików, czas pełnego posiłku oraz sprzedaż obiadowa i wieczorna. Natomiast w kawiarni duże znaczenie mogą mieć:

• poranny ruch,
• sprzedaż na wynos,
• częstotliwość powrotów,
• krótki czas obsługi,
• produkty dodatkowe do kawy,
• wykorzystanie stolików przez osoby pozostające w lokalu przez dłuższy czas,
• sezonowość napojów,
• sprzedaż śniadań i deserów,
• ruch weekendowy,
• pogoda i ogródek.

W związku z tym biznesplan powinien dokładnie pokazywać, z jakich sytuacji zakupowych ma pochodzić sprzedaż. Klient kupujący espresso przed pracą działa inaczej niż osoba pracująca przez dwie godziny przy laptopie albo rodzina odwiedzająca lokal w niedzielne popołudnie.

1. Zacznij od określenia modelu kawiarni

Pierwszym krokiem jest określenie, czym właściwie ma być lokal.

Możliwe modele to między innymi:

• klasyczna kawiarnia osiedlowa,
• kawiarnia specialty,
• lokal śniadaniowo-kawowy,
• kawiarnia z własnymi wypiekami,
• kawiarnia połączona z cukiernią,
• mały punkt typu coffee-to-go,
• lokal nastawiony na pracowników biur,
• miejsce przeznaczone głównie do spotkań i dłuższych wizyt.

Każdy z tych modeli może mieć inną ekonomię.

Przykładowo mały punkt z dużym udziałem sprzedaży na wynos może obsługiwać wielu klientów przy niewielkiej liczbie miejsc. Z kolei kawiarnia projektowana jako miejsce do pracy może mieć wysokie obłożenie stolików, ale jednocześnie niewielką liczbę transakcji na jedno miejsce.

Dlatego w biznesplanie nie wystarczy określić stylu wnętrza czy rodzaju kawy.

Trzeba również opisać:

• jak klient będzie korzystał z lokalu,
• jak długo przeciętnie pozostanie,
• co będzie kupował,
• w jakich godzinach,
• jak często może wracać.

2. Określ najważniejsze sytuacje zakupowe

W przypadku kawiarni warto analizować klienta nie tylko według wieku czy miejsca zamieszkania, ale również według sytuacji, w której dokonuje zakupu.

Można wyróżnić na przykład:

Kawa przed pracą

Klient:

• pojawia się rano,
• ma niewiele czasu,
• często wybiera napój na wynos,
• oczekuje szybkiej obsługi.

Śniadanie

Znaczenie mają:

• większa wartość zamówienia,
• możliwość połączenia napoju z jedzeniem,
• godziny otwarcia,
• czas przygotowania potraw.

Spotkanie przy kawie

Klient może pozostać w lokalu dłużej, dlatego większe znaczenie mają:

• atmosfera,
• liczba miejsc,
• komfort,
• lokalizacja,
• oferta deserów.

Praca lub nauka

Taki model może zwiększać atrakcyjność lokalu dla określonej grupy, ale równocześnie wydłuża czas zajmowania stolika.

Zakup na wynos

Wtedy kluczowe stają się:

• widoczność lokalu,
• szybkość realizacji,
• łatwy dostęp,
• ergonomia kolejki,
• możliwość wcześniejszego zamówienia.

Dzięki takiemu podziałowi łatwiej później określić menu, godziny otwarcia oraz prognozę liczby transakcji.

3. Zbadaj lokalizację pod kątem różnych pór dnia

Dobra lokalizacja kawiarni nie musi oznaczać po prostu „dużego ruchu”. Znacznie ważniejsze jest to, jaki ruch występuje i kiedy.

Przed podjęciem decyzji warto obserwować miejsce:

• rano,
• przed południem,
• w porze lunchu,
• po południu,
• wieczorem,
• w dni robocze,
• w weekend.

Przykładowo okolica biurowa może generować bardzo dobry ruch rano i w godzinach lunchowych, ale być niemal pusta w weekend. Z kolei kawiarnia osiedlowa może mieć słabsze poranki w dni robocze, ale znacznie większe znaczenie klientów popołudniowych i weekendowych. Dlatego biznesplan powinien pokazywać, jakie segmenty klientów odpowiadają za sprzedaż w poszczególnych godzinach. Szczegółową metodę badania lokalizacji i konkurencji opisujemy w poradniku analiza rynku restauracji.

4. Przeanalizuj konkurencję kawiarni

Nie należy ograniczać analizy do sprawdzenia liczby kawiarni w promieniu kilkuset metrów.

Warto porównać:

• rodzaje napojów,
• ceny,
• kawy mleczne,
• metody alternatywne,
• śniadania,
• kanapki,
• ciasta i desery,
• produkty sezonowe,
• liczbę miejsc,
• sprzedaż na wynos,
• godziny otwarcia,
• ruch o różnych porach dnia.

Co istotne, konkurencją dla kawiarni nie zawsze jest wyłącznie inna kawiarnia.

O poranny zakup mogą konkurować również:

• piekarnie,
• cukiernie,
• stacje paliw,
• sklepy convenience,
• punkty śniadaniowe,
• restauracje oferujące kawę na wynos.

Dlatego trzeba analizować potrzebę klienta, a nie tylko kategorię lokalu.

5. Określ grupę docelową kawiarni

Dopiero po analizie lokalizacji można zdecydować, które segmenty mają największe znaczenie.

Mogą to być:

• pracownicy biur,
• mieszkańcy okolicy,
• studenci,
• rodzice z dziećmi,
• freelancerzy,
• turyści,
• osoby kupujące kawę w drodze,
• klienci zainteresowani kawą specialty,
• osoby odwiedzające lokal przede wszystkim dla wypieków i deserów.

Nie wszystkie grupy powinny być jednakowo ważne.

Biznesplan powinien wskazać:

• segment podstawowy,
• segmenty dodatkowe,
• najważniejsze potrzeby,
• częstotliwość wizyt,
• prawdopodobną wartość zamówienia.

Pełny sposób segmentacji opisujemy w artykule grupa docelowa restauracji – jak ją określić?.

6. Zaprojektuj menu pod model sprzedaży

Menu kawiarni powinno wynikać z konceptu i zachowania klientów. Nie chodzi wyłącznie o listę rodzajów kaw. Warto podzielić ofertę na kategorie, na przykład:

• espresso i kawy czarne,
• kawy mleczne,
• napoje alternatywne,
• herbaty,
• zimne napoje,
• napoje sezonowe,
• śniadania,
• kanapki,
• wypieki,
• desery.

Następnie trzeba ocenić rolę każdej kategorii.

Produkty generujące ruch

Może nim być podstawowa kawa kupowana regularnie.

Produkty zwiększające wartość zamówienia

Na przykład:

• ciasto,
• croissant,
• kanapka,
• śniadanie,
• dodatkowy napój.

Produkty sezonowe

Mogą wspierać sprzedaż w określonych okresach i zwiększać zainteresowanie stałych klientów. W rezultacie biznesplan powinien patrzeć nie tylko na sprzedaż kawy, ale na strukturę całego koszyka.

7. Policz średnią wartość zamówienia

Średnia wartość zamówienia ma bardzo duży wpływ na model finansowy kawiarni. Załóżmy dla przykładu, że średni rachunek wynosi 27 zł.

Przy 120 transakcjach dziennie:

120 × 27 zł = 3240 zł dziennej sprzedaży.

Przy 30 dniach:

3240 zł × 30 = 97 200 zł miesięcznego przychodu.

Jednak sama liczba klientów nie wystarczy. Trzeba sprawdzić, z czego wynika średni rachunek. Jeżeli większość klientów kupuje tylko kawę, wynik będzie inny niż w lokalu, w którym znaczna część zamówień obejmuje kawę oraz produkt dodatkowy. Dlatego biznesplan powinien analizować również możliwości zwiększania wartości koszyka.

8. Nie myl liczby klientów z liczbą zajętych miejsc

To szczególnie ważne w kawiarni. Stolik zajęty przez dwie godziny nie musi oznaczać wysokiej sprzedaży.

Przykładowo jedna osoba może:

• kupić kawę za 15–20 zł,
• zająć miejsce na kilka godzin,
• korzystać z Wi-Fi i infrastruktury lokalu.

Z kolei w tym samym czasie stolik o większej rotacji mógłby obsłużyć kilka transakcji. Nie oznacza to, że długie wizyty są zawsze niekorzystne. Mogą być częścią konceptu i budować lojalną społeczność. Jednak trzeba je uwzględnić w ekonomii lokalu.

W biznesplanie warto więc sprawdzić:

• liczbę miejsc,
• przeciętny czas wizyty,
• liczbę transakcji na jedno miejsce,
• wartość zamówienia,
• udział sprzedaży na wynos.

Dzięki temu łatwiej ocenić, czy powierzchnia jest wykorzystywana efektywnie.

9. Oszacuj sprzedaż w poszczególnych godzinach

Kawiarnia rzadko sprzedaje równomiernie przez cały dzień. Można więc podzielić prognozę na okresy:

Taki model pozwala później dopasować:

• liczbę pracowników,
• produkcję,
• dostawy produktów,
• marketing,
• godziny otwarcia.

Jednocześnie łatwiej zobaczyć słabe okresy, które wymagają osobnej strategii.

10. Uwzględnij sprzedaż na wynos

W wielu kawiarniach sprzedaż na wynos może mieć duże znaczenie.

Wpływa ona między innymi na:

• przepustowość lokalu,
• zapotrzebowanie na miejsca,
• opakowania,
• szybkość obsługi,
• organizację stanowiska,
• koszty jednostkowe.

W biznesplanie warto rozdzielić:

• sprzedaż na miejscu,
• odbiór na wynos,
• ewentualne zamówienia internetowe.

Dzięki temu wiadomo, czy wzrost liczby transakcji rzeczywiście wymaga zwiększenia liczby stolików.

11. Zaplanuj wyposażenie kawiarni

Wyposażenie powinno wynikać z planowanego menu i liczby zamówień.

W zależności od modelu mogą być potrzebne:

• ekspres ciśnieniowy,
• młynki,
• filtracja wody,
• urządzenia do alternatywnych metod parzenia,
• lodówki,
• zmywarka,
• kostkarka,
• witryna chłodnicza,
• piec lub urządzenia do przygotowania jedzenia,
• system POS,
• urządzenia kasowe,
• meble,
• wyposażenie magazynowe.

Co więcej, biznesplan powinien uwzględniać nie tylko koszt zakupu.

Znaczenie mają także:

• serwis,
• konserwacja,
• awarie,
• dostępność urządzenia zastępczego,
• zużycie energii,
• wydajność w godzinach szczytu.

Szczególnie ekspres i młynki są elementami bezpośrednio wpływającymi na podstawową sprzedaż, dlatego ich awaria może ograniczyć działalność całego lokalu.

12. Zaplanuj zespół i organizację pracy

Liczba pracowników powinna wynikać z natężenia sprzedaży.

W kawiarni można potrzebować między innymi:

• baristów,
• osób obsługujących salę,
• pracowników przygotowujących jedzenie,
• pomocy w godzinach szczytu.

Nie każda zmiana wymaga jednak takiej samej obsady.

Dlatego warto przygotować grafik odpowiadający:

• porannemu szczytowi,
• lunchowi,
• popołudniowemu ruchowi,
• weekendom.

Jeżeli lokal przygotowuje własne wypieki lub rozbudowane śniadania, trzeba dodatkowo uwzględnić czas pracy potrzebny przed otwarciem.

13. Policz koszt produktów

Koszt surowców powinien być obliczany na podstawie receptur.

Dla kawy trzeba uwzględniać między innymi:

• ziarno,
• mleko,
• napoje roślinne,
• syropy,
• dodatki,
• kubki i pokrywki przy sprzedaży na wynos.

W przypadku jedzenia dochodzą:

• składniki,
• straty produkcyjne,
• opakowania,
• ewentualny koszt dostaw produktów gotowych.

Dlatego nie warto przyjmować jednej wartości kosztu surowców dla całej kawiarni bez sprawdzenia struktury sprzedaży. Kawa czarna, napój mleczny, kanapka i ciasto mogą mieć zupełnie inną relację kosztu produktu do ceny.

14. Uwzględnij straty i odpady

W kawiarni część produktów ma ograniczoną trwałość.

Dotyczy to szczególnie:

• mleka,
• wypieków,
• ciast,
• kanapek,
• świeżych składników,
• produktów przygotowanych na dany dzień.

Dlatego plan finansowy powinien uwzględniać straty wynikające z niesprzedanych produktów.

Jednocześnie ich poziom można ograniczać poprzez:

• analizę sprzedaży według godzin,
• mniejsze partie,
• korektę produkcji,
• zmianę zamówień u dostawców,
• promocję produktów o krótszej trwałości.

Po otwarciu warto regularnie porównywać sprzedaż z poziomem strat.

15. Przygotuj plan finansowy kawiarni

Plan finansowy powinien połączyć wszystkie wcześniejsze założenia.

Najważniejsze elementy to:

• koszty uruchomienia,
• koszty stałe,
• koszty zmienne,
• liczba transakcji,
• średnia wartość zamówienia,
• miesięczna sprzedaż,
• próg rentowności,
• przepływy pieniężne,
• rezerwa finansowa.

Przykładowo miesięczny przychód można obliczyć:

liczba transakcji dziennie × średni rachunek × liczba dni sprzedaży

Następnie trzeba porównać ten wynik z kosztami.

Szczegółowo sposób budowania modelu opisujemy w poradniku finanse w biznesplanie restauracji.

16. Oblicz próg rentowności kawiarni

Próg rentowności pokazuje, ile kawiarnia musi sprzedać, aby pokryć koszty. Jeżeli plan finansowy wskazuje wymagany przychód miesięczny, warto przeliczyć go również na liczbę transakcji.

Przykładowo, jeżeli próg wynosi 75 000 zł miesięcznie, a średnia wartość zamówienia 25 zł:

75 000 zł ÷ 25 zł = 3000 transakcji miesięcznie.

Przy 30 dniach działalności:

3000 ÷ 30 = 100 transakcji dziennie.

Dopiero wtedy można zadać najważniejsze pytanie:

Czy lokalizacja, liczba miejsc, ruch na wynos i przepustowość zespołu pozwalają regularnie obsługiwać około 100 transakcji dziennie?

Jeżeli nie, problem nie leży już w samej tabeli finansowej, ale w modelu kawiarni.

17. Uwzględnij sezonowość

Sprzedaż kawiarni może zmieniać się w ciągu roku.

Wpływ mogą mieć:

• pogoda,
• sezon ogródkowy,
• wakacje,
• rok akademicki,
• ruch biurowy,
• okres świąteczny,
• produkty sezonowe.

Ponadto struktura sprzedaży również może się zmieniać. Latem większe znaczenie mogą mieć zimne napoje, natomiast zimą kawa, herbata i gorące produkty sezonowe. Dlatego nie zawsze warto zakładać identyczną sprzedaż przez wszystkie 12 miesięcy.

18. Przygotuj marketing kawiarni

Marketing powinien wynikać z grupy docelowej oraz lokalizacji.

Możliwe działania obejmują:

• lokalną widoczność w wyszukiwarce i mapach,
• własną stronę,
• prezentację aktualnego menu,
• działania skierowane do osób pracujących w okolicy,
• współpracę z lokalnymi firmami,
• komunikację produktów sezonowych,
• program lojalnościowy,
• własną bazę klientów.

W przypadku kawiarni szczególne znaczenie może mieć częstotliwość powrotów. Klient kupujący kawę kilka razy w tygodniu ma inny potencjał niż osoba odwiedzająca lokal raz na kilka miesięcy. Dlatego plan marketingowy powinien obejmować nie tylko zdobycie pierwszej wizyty, ale również budowanie powtarzalności zakupów.

Sposób przygotowania budżetu, harmonogramu i KPI opisujemy w poradniku plan marketingowy restauracji.

19. Określ KPI kawiarni

Po otwarciu warto regularnie kontrolować kilka najważniejszych wskaźników.

Mogą to być:

• liczba transakcji dziennie,
• średnia wartość zamówienia,
• sprzedaż według godzin,
• udział sprzedaży na wynos,
• udział klientów powracających,
• koszt surowców,
• koszt pracy,
• wartość strat,
• sprzedaż poszczególnych kategorii,
• liczba produktów na transakcję.

Nie trzeba analizować wszystkiego jednocześnie. Najlepiej wybrać wskaźniki odpowiadające najważniejszym założeniom biznesplanu. Przykładowo jeżeli model zakłada zwiększanie średniego rachunku poprzez sprzedaż ciast i śniadań, trzeba regularnie sprawdzać, jaki udział transakcji rzeczywiście obejmuje produkt dodatkowy.

20. Przygotuj scenariusz ostrożny

Biznesplan kawiarni nie powinien zakładać wyłącznie realizacji planu podstawowego.

W scenariuszu ostrożnym można sprawdzić, co stanie się, gdy:

• ruch jest niższy od zakładanego,
• średnia wartość zamówienia spada,
• sprzedaż na wynos rozwija się wolniej,
• koszt surowców rośnie,
• część produktów generuje większe straty,
• koszty zatrudnienia są wyższe,
• otwarcie zostaje przesunięte.

Następnie warto określić działania naprawcze.

Mogą obejmować:

• korektę grafiku,
• ograniczenie słabo rotujących produktów,
• zmianę godzin otwarcia,
• rozwój sprzedaży na wynos,
• pracę nad wartością koszyka,
• ograniczenie strat,
• zmianę wydatków marketingowych.

Dzięki temu biznesplan pokazuje nie tylko oczekiwany wynik, ale również sposób reagowania na gorszy scenariusz.

Jak opisać biznesplan kawiarni?

Gotowy dokument może zawierać następujące rozdziały:

1. streszczenie przedsięwzięcia,
2. koncepcję kawiarni,
3. opis lokalizacji,
4. analizę rynku,
5. grupę docelową,
6. analizę konkurencji,
7. menu i model sprzedaży,
8. wyposażenie,
9. organizację pracy i zespół,
10. marketing,
11. plan finansowy,
12. ryzyka,
13. harmonogram otwarcia.

Jednocześnie nie trzeba przepisywać wszystkich ogólnych informacji o prowadzeniu gastronomii. W biznesplanie powinny znaleźć się przede wszystkim dane dotyczące konkretnego projektu.

Najczęstsze błędy w biznesplanie kawiarni

Zbyt wysoka liczba klientów

Prognoza nie wynika z realnego ruchu ani możliwości lokalu.

Skupienie się wyłącznie na kawie

Pomija się strukturę całego koszyka i sprzedaż produktów dodatkowych.

Ignorowanie czasu zajmowania stolików

Duże obłożenie nie zawsze oznacza dużą liczbę transakcji.

Brak podziału sprzedaży według pory dnia

Plan zakłada podobny ruch od otwarcia do zamknięcia.

Niedoszacowanie wyposażenia

Uwzględniony jest ekspres, ale pominięte zostają młynki, filtracja, chłodzenie, zmywanie czy sprzęt dodatkowy.

Brak kosztów strat

Biznesplan nie uwzględnia niesprzedanych produktów o krótkiej trwałości.

Brak rezerwy finansowej

Cały kapitał zostaje przeznaczony na uruchomienie lokalu.

Kopiowanie przykładowych kosztów

Kwoty z gotowego wzoru zastępują rzeczywiste oferty i wyceny. Więcej podobnych problemów opisujemy w poradniku błędy w biznesplanie restauracji.

Checklista biznesplanu kawiarni

Przed zakończeniem dokumentu sprawdź:

• czy określono konkretny model kawiarni,
• czy opisano najważniejsze sytuacje zakupowe,
• czy lokalizację obserwowano o różnych porach,
• czy przeanalizowano realnych konkurentów,
• czy określono segment podstawowy,
• czy menu jest zgodne z potrzebami klientów,
• czy policzono średnią wartość zamówienia,
• czy prognoza wynika z liczby transakcji,
• czy uwzględniono sprzedaż na wynos,
• czy liczba miejsc odpowiada modelowi wizyt,
• czy wyposażenie odpowiada przepustowości,
• czy zespół jest dopasowany do godzin szczytu,
• czy policzono koszt produktów,
• czy uwzględniono straty,
• czy obliczono próg rentowności,
• czy przygotowano rezerwę finansową,
• czy uwzględniono sezonowość,
• czy marketing ma budżet i cele,
• czy określono KPI,
• czy przygotowano scenariusz ostrożny.

FAQ – biznesplan kawiarni

Podsumowanie

Biznesplan kawiarni powinien przede wszystkim pokazywać, w jaki sposób konkretny lokal będzie generował wystarczającą liczbę transakcji i odpowiednią wartość sprzedaży. Dlatego zacznij od modelu kawiarni, sytuacji zakupowych i lokalizacji. Następnie określ grupy klientów, zaprojektuj menu i policz średnią wartość zamówienia.

W dalszej kolejności przygotuj prognozę liczby transakcji, wyposażenie, zatrudnienie, koszty oraz próg rentowności. Jednocześnie uwzględnij sprzedaż na wynos, straty produktów, sezonowość i scenariusz ostrożny. Na końcu porównaj wszystkie założenia. Jeżeli liczba klientów, wartość zamówienia, menu, liczba miejsc i koszty nie opisują tego samego modelu kawiarni, biznesplan wymaga dalszej korekty.