Kontrola i wirtualna kasa fiskalna – jak się przygotować?

Kontrola i wirtualna kasa fiskalna – dla wielu restauratorów sama myśl o kontroli skarbowej wywołuje stres. Zwłaszcza jeśli korzystają z nowoczesnych narzędzi, wtedy pojawiają się pytania: „Czy to legalne?”, „Czy urząd będzie miał do czego się przyczepić?”, „Czy potrzebuję specjalnej dokumentacji?”.

Dobra wiadomość jest taka, że jeśli korzystasz z wirtualnej kasy fiskalnej zgodnej z przepisami – jesteś bezpieczny. A jeśli pracujesz w systemie zamow.online, większość obowiązków technicznych realizuje się automatycznie. Mimo to warto wiedzieć, jak przygotować się na ewentualną kontrolę skarbową i jak wygląda ona w praktyce.

Kontrola i wirtualna kasa fiskalna – jak to wygląda?

Zasadniczo nie – urząd skarbowy weryfikuje te same elementy co przy tradycyjnych kasach. Różnica polega na tym, że większość danych nie znajduje się w urządzeniu, lecz w systemie chmurowym, a ich kopia trafia do Centralnego Repozytorium Kas (CRK).

Dlatego kontrola nie wymaga przeglądania rolek papierowych czy odczytu pamięci fiskalnej z kasy. Fiskus sprawdza dane już zgromadzone w CRK oraz porównuje je z dokumentacją sprzedaży i stanami magazynowymi lokalu.

Co warto mieć przygotowane?

Choć dane są przesyłane do CRK automatycznie, jako właściciel restauracji nadal powinieneś być przygotowany na podstawowe pytania i dokumentację pomocniczą. Oto, co warto mieć pod ręką:

1. Dowód rejestracji kasy w CEK (Centralnej Ewidencji Kas)

Po fiskalizacji otrzymujesz potwierdzenie z numerem ewidencyjnym kasy. W systemie zamow.online dokument ten wysyłamy klientowi po zakończeniu procesu rejestracji.

2. Harmonogram transmisji danych

Choć system zamow.online wysyła dane do CRK co kilka minut, warto wiedzieć, kiedy ostatni raz zostały przesłane. Informację tę znajdziesz w aplikacji POS w zakładce „Status CRK”.

3. Dostęp do raportów dobowych i miesięcznych

Nie musisz ich drukować. Wystarczy, że możesz je wygenerować na ekranie. Kontroler skarbowy może poprosić o raport fiskalny z wybranego okresu – przygotuj się na pokazanie go w aplikacji.

4. Informacja o urządzeniu, na którym działa kasa

Jeśli korzystasz z tabletu lub terminala Android, warto mieć przygotowany jego numer seryjny i model. To formalność, ale może się przydać.

Co z e-paragonami?

W przypadku kontroli nie trzeba drukować ani przedstawiać papierowych paragonów. System zamow.online zapisuje je automatycznie, a ich cyfrowe wersje można wyszukać po dacie, numerze lub ID transakcji.

Kontroler może poprosić o konkretne paragony z danego dnia – wystarczy je wyświetlić lub pobrać PDF z systemu. To proste, szybkie i bezpieczne.

Czy trzeba mieć papierową kopię czegokolwiek?

Nie. Jeśli korzystasz wyłącznie z wirtualnej kasy fiskalnej, nie musisz przechowywać dokumentacji papierowej. Wszystkie wymagane dane są:

• zapisane lokalnie w aplikacji POS,
• przesyłane na bieżąco do CRK,
• dostępne z poziomu panelu restauratora.

Dlatego nie ma obowiązku drukowania raportów, paragonów ani tworzenia papierowych archiwów.

Wirtualna kasa fiskalna – jak często jest kontrola?

Kontrola skarbowa nie zdarza się codziennie – wiele lokali działa latami bez wizyty urzędników. Jednak jeśli do niej dojdzie, warto mieć spokojną głowę i pokazać, że system działa prawidłowo.

Fakt, że korzystasz z nowoczesnego i zgodnego z przepisami rozwiązania, jakim jest wirtualna kasa fiskalna zamow.online, działa na Twoją korzyść. Jak również w żaden sposób nie zwiększa częstotliwości kontroli skarbowych.

Dlaczego urząd skarbowy lubi wirtualne kasy?

Bo są transparentne. Dane trafiają do CRK automatycznie, bez udziału człowieka. Nie ma miejsca na manipulacje, błędy ręczne czy braki papieru. Dlatego wirtualna kasa fiskalna to nie tylko wygoda dla Ciebie, ale również ułatwienie dla urzędników.

Kontrola i wirtualna kasa fiskalna – podsumowanie

Jeśli korzystasz z wirtualnej kasy fiskalnej zamow.online:

• Twoje dane są przesyłane zgodnie z przepisami,
• wszystkie raporty są dostępne w aplikacji,
• nie musisz niczego drukować ani archiwizować ręcznie.

Kontrola skarbowa? Dla Ciebie to tylko formalność.