Błędy przy wdrażaniu systemu POS to jeden z najczęstszych powodów frustracji w restauracjach po uruchomieniu nowego oprogramowania. Warto zauważyć, że problemy z obsługą, chaosem na kuchni czy też nieprawidłową fiskalizacją rzadko wynikają z samego systemu. Zdecydowanie częściej są efektem nieprzemyślanej konfiguracji, braku przygotowania zespołu jak również pominięcia kluczowych etapów wdrożenia.
Co ważne, większości tych błędów można łatwo uniknąć, jeśli odpowiednio przygotować się do uruchomienia POS. Poniższa lista kontrolna pokazuje, na co zwrócić uwagę przed startem systemu, aby POS realnie wspierał pracę restauracji, zamiast ją komplikować.
- Błąd 1: Wybór systemu POS bez analizy procesów w lokalu
- Błąd 2: Brak jasno zdefiniowanej roli POS w restauracji
- Błąd 3: Nieprawidłowo skonfigurowane menu
- Błąd 4: Pominięcie kuchni w procesie wdrożenia
- Błąd 5: Brak szkolenia zespołu przed startem
- Błąd 6: Uruchomienie POS w godzinach szczytu
- Błąd 7: Brak testów sprzedaży i fiskalizacji
- Błąd 8: Niedocenienie znaczenia raportów
- Błąd 9: Traktowanie wdrożenia jako jednorazowego projektu
- Lista kontrolna – sprawdź przed uruchomieniem POS
- Podsumowanie
Błąd 1: Wybór systemu POS bez analizy procesów w lokalu
Jednym z najczęstszych błędów jest wybór POS wyłącznie na podstawie ceny lub wyglądu interfejsu, ponieważ każda restauracja ma inne procesy: inny model obsługi, inne menu i inne godziny szczytu.
Jak tego uniknąć
Przed wdrożeniem POS warto:
- przeanalizować ścieżkę zamówienia od gościa do kuchni,
- sprawdzić, jak wygląda sprzedaż w godzinach szczytu,
- uwzględnić sprzedaż online i odbiory osobiste.
Dzięki temu system POS zostanie dopasowany do realnej pracy lokalu. Zanim podejmiesz decyzję, warto dokładnie przeanalizować potrzeby lokalu i sprawdzić, jaki system POS dla gastronomii wybrać, aby był dopasowany do realnych procesów, a nie tylko atrakcyjny wizualnie.
Błąd 2: Brak jasno zdefiniowanej roli POS w restauracji
W wielu lokalach POS pełni jedynie funkcję „kasy”, w konsekwencji oznacza to niewykorzystanie jego potencjału jako centralnego systemu zarządzania sprzedażą.
Jak tego uniknąć
Już na etapie wdrożenia należy określić:
- czy POS obsługuje tylko sprzedaż stacjonarną,
- czy integruje sprzedaż online,
- czy jest źródłem raportów i analiz.
Dlatego, jasne określenie roli systemu pozwala uniknąć chaosu i nieporozumień w zespole.
Błąd 3: Nieprawidłowo skonfigurowane menu
Źle skonfigurowane menu to prosta droga do pomyłek, z jednej strony kelnerzy tracą czas, z drugiej kuchnia otrzymuje nieczytelne zamówienia.
Najczęstsze problemy to:
- brak wariantów i dodatków,
- niejednoznaczne nazwy pozycji,
- brak przypisanych stawek VAT.
Jak poprawnie skonfigurować POS
Menu w POS powinno:
- odzwierciedlać realne menu restauracji,
- zawierać wszystkie możliwe modyfikacje,
- być spójne ze sprzedażą online i fiskalizacją.
Dzięki temu obsługa pracuje szybciej, a liczba błędów spada.
Błąd 4: Pominięcie kuchni w procesie wdrożenia
Częstym błędem jest wdrażanie POS wyłącznie z perspektywy sali, z drugiej strony to kuchnia jest miejscem, gdzie widać realne skutki złej konfiguracji.
Jak tego uniknąć
Podczas wdrożenia należy:
- uwzględnić sposób pracy kuchni,
- ustalić kolejność wyświetlania zamówień,
- dopasować system do rzeczywistych procesów produkcyjnych.
Co istotne, POS powinien usprawniać pracę kuchni, a nie ją komplikować.
Błąd 5: Brak szkolenia zespołu przed startem
Nawet najlepszy system POS nie zadziała poprawnie, jeśli zespół nie wie, jak z niego korzystać. W praktyce prowadzi to do stresu, pomyłek i oporu wobec nowego narzędzia.
Jak przygotować się do wdrożenia
Przed uruchomieniem POS:
- przeszkol cały zespół,
- pokaż realne scenariusze pracy,
- pozwól pracownikom „przeklikać” system.
Dzięki temu start systemu będzie płynny i bezproblemowy.
Błąd 6: Uruchomienie POS w godzinach szczytu
Wdrażanie systemu w najbardziej obciążonym momencie dnia to proszenie się o problemy, gdyż obsługa jest zestresowana, a każdy błąd jest bardziej odczuwalny.
Jak zaplanować start systemu POS
POS najlepiej uruchomić:
- przed otwarciem lokalu,
- w dniu o mniejszym ruchu,
- z dostępem do wsparcia technicznego.
Zadbaj, aby pierwsze godziny pracy systemu powinny być spokojne.
Błąd 7: Brak testów sprzedaży i fiskalizacji
Często zakłada się, że „system po prostu zadziała”, jednak to brak testów prowadzi do problemów przy pierwszej realnej sprzedaży. W praktyce błędy przy wdrażaniu systemu POS najczęściej ujawniają się dopiero po kilku dniach pracy, kiedy zespół zaczyna korzystać z systemu w godzinach szczytu, jednak można to ryzyko zminimalizować.
Jak tego uniknąć
Przed startem należy:
- wykonać testowe zamówienia,
- sprawdzić fiskalizację,
- zweryfikować poprawność raportów.
Dzięki temu ewentualne błędy zostaną wychwycone wcześniej. Warto również sprawdzić, jak działa połączenie POS i wirtualnej kasy fiskalnej, ponieważ poprawna fiskalizacja jest jednym z kluczowych elementów testów przed uruchomieniem systemu.
Błąd 8: Niedocenienie znaczenia raportów
Wielu restauratorów uruchamia POS, ale nie korzysta z raportów. Z drugiej strony to właśnie dane są jednym z największych atutów systemu.
Jak tego uniknąć
Warto od początku:
- regularnie analizować sprzedaż,
- sprawdzać bestsellery i słabe pozycje,
- obserwować godziny największego ruchu.
Pamiętaj, że raporty pomagają podejmować decyzje oparte na faktach, a nie intuicji.
Błąd 9: Traktowanie wdrożenia jako jednorazowego projektu
Wdrożenie POS to proces, a nie jednorazowe wydarzenie, ponieważ z czasem zmienia się menu, zespół i sposób pracy lokalu.
Jak tego uniknąć
Po wdrożeniu warto:
- regularnie aktualizować konfigurację,
- szkolić nowych pracowników,
- optymalizować procesy na podstawie danych.
Dzięki temu POS rozwija się razem z restauracją.
Lista kontrolna – sprawdź przed uruchomieniem POS
- Czy menu jest poprawnie skonfigurowane?
- Czy kuchnia została uwzględniona w procesie?
- Czy zespół został przeszkolony?
- Czy wykonano testy sprzedaży i fiskalizacji?
- Czy wiesz, jakie raporty będziesz analizować?
Jeśli na któreś z tych pytań odpowiedź brzmi „nie”, warto wrócić do konfiguracji przed startem.
Podsumowanie
Warto zauważyć, że błędy przy wdrażaniu systemu POS rzadko wynikają z samej technologii. Zdecydowanie częściej są efektem braku przygotowania, niedopasowania systemu do realnych procesów w lokalu oraz pominięcia etapu szkolenia zespołu. W efekcie nawet dobry POS może być postrzegany jako problem, zamiast realnego wsparcia w codziennej pracy restauracji.
Z drugiej strony świadome podejście do wdrożenia pozwala wyeliminować większość problemów jeszcze przed uruchomieniem systemu. Dzięki temu POS staje się stabilnym narzędziem operacyjnym, które usprawnia obsługę, porządkuje sprzedaż i daje restauratorowi pełną kontrolę nad biznesem.
Jeśli planujesz wdrożenie lub zmianę oprogramowania, dobrze skonfigurowany system POS w restauracji pozwala uniknąć większości problemów jeszcze przed startem.
Przeczytaj również:
- POS i wirtualna kasa fiskalna – jak działa nowoczesna fiskalizacja w gastronomii?
- POS a sprzedaż online – jak jeden system łączy zamówienia z wielu kanałów
- POS bez prowizji – dlaczego to jedyny rozsądny model w gastronomii?
- POS gastronomiczny – co to jest i jak działa?
- Jaki system POS dla gastronomii? – kompletny poradnik dla restauratorów.
- Koncesja na alkohol – przewodnik po kosztach i procedurze zdobycia koncesji w restauracji.
- Biznesplan restauracji – dowiedz się jak napisać biznesplan restauracji.
- Mała gastronomia – wymogi i koszty dotyczące prowadzenia małej gastronomii.
POS ZAMOW.online pozwoli Ci kompleksowo zarządzać gastronomią. Do tego bez prowizji!
Zadzwoń +48 570 002 180