Kontrola wirtualnej kasy fiskalnej może obejmować sprawdzenie prawidłowości ewidencjonowania sprzedaży, dokumentów fiskalnych, raportów oraz działania kasy zgodnie z obowiązującymi wymaganiami. W przypadku kasy mającej postać oprogramowania część danych jest również przekazywana do Centralnego Repozytorium Kas.
Dlatego warto wiedzieć, jak może wyglądać kontrola kasy fiskalnej przez urząd skarbowy, jakie dane i dokumenty przedsiębiorca powinien udostępnić oraz za co nadal odpowiada właściciel lokalu. W tym poradniku wyjaśniamy te kwestie na przykładzie wirtualnej kasy fiskalnej stosowanej w gastronomii.
- Kontrola wirtualnej kasy fiskalnej – jak to wygląda?
- Co warto mieć przygotowane?
- Co z e-paragonami?
- Czy trzeba mieć papierową kopię czegokolwiek?
- Wirtualna kasa fiskalna – jak często jest kontrola?
- Co może sprawdzić urząd podczas kontroli wirtualnej kasy fiskalnej?
- FAQ – kontrola wirtualnej kasy fiskalnej
- Kontrola i wirtualna kasa fiskalna – podsumowanie
Kontrola wirtualnej kasy fiskalnej – jak to wygląda?
Kontrola wirtualnej kasy fiskalnej może obejmować zarówno prawidłowość ewidencjonowania sprzedaży, jak i działanie samej kasy. W przypadku kasy mającej postać oprogramowania dane fiskalne są zapisywane w bazie danych kasy, a następnie przesyłane do Centralnego Repozytorium Kas zgodnie z zasadami komunikacji przewidzianymi dla tego typu urządzeń.
Nie oznacza to jednak, że urząd podczas kontroli korzysta wyłącznie z danych znajdujących się w CRK. Podatnik powinien umożliwić sprawdzenie kasy oraz urządzenia, na którym została zainstalowana, jeżeli organ chce zweryfikować stan oprogramowania lub prawidłowość jego działania.
Kontrola może również obejmować dokumenty fiskalne, raporty oraz sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży. Dlatego warto zadbać nie tylko o prawidłową komunikację z CRK, ale także o dostęp do samej kasy i wymaganej dokumentacji.
Co warto mieć przygotowane?
Przed kontrolą sprawdź, czy masz dostęp do kasy, urządzenia, na którym działa oprogramowanie, oraz dokumentów związanych z ewidencją sprzedaży. Nie musisz tworzyć dodatkowych dokumentów specjalnie na potrzeby kontroli. Ważne, abyś potrafił szybko udostępnić dane i dokumenty wymagane przy korzystaniu z wirtualnej kasy fiskalnej.
1. Dostęp do kasy i urządzenia, na którym działa
Organ podatkowy może poprosić o dostęp do wirtualnej kasy fiskalnej oraz urządzenia, na którym działa. W ten sposób może sprawdzić stan oprogramowania i poprawność pracy kasy.
Dlatego zadbaj, aby urządzenie działało prawidłowo i miało konfigurację zgodną z wymaganiami oprogramowania.
2. Numer ewidencyjny i dane identyfikujące kasę
Warto wiedzieć, gdzie szybko sprawdzić numer ewidencyjny oraz numer unikatowy kasy. Podczas fiskalizacji system otrzymuje numer ewidencyjny, który pozwala zidentyfikować kasę w Centralnym Repozytorium Kas.
Nie musisz natomiast przygotowywać osobnego „dowodu rejestracji kasy” jako podstawowego dokumentu do kontroli.
3. Raporty i dokumenty fiskalne
Urząd może sprawdzić dokumenty fiskalne oraz sposób prowadzenia ewidencji. Dlatego zapewnij dostęp do raportów fiskalnych i dokumentów związanych ze sprzedażą.
Wirtualna kasa tworzy raport fiskalny dobowy w postaci elektronicznej. Raporty okresowe, w tym raport miesięczny, trzeba natomiast wystawiać w postaci papierowej.
4. Dokumentacja dotycząca osób prowadzących ewidencję
Jeżeli kasę obsługują pracownicy, wcześniej zapoznaj ich z zasadami prowadzenia ewidencji, wystawiania i wydawania paragonów oraz ze skutkami naruszenia tych zasad.
Każda osoba prowadząca ewidencję powinna także złożyć wymagane oświadczenie. Przechowuj tę dokumentację w miejscu, w którym łatwo ją znajdziesz podczas kontroli.
Dobre przygotowanie do kontroli nie polega więc na gromadzeniu dodatkowych zaświadczeń. Najważniejsze jest to, abyś miał dostęp do kasy, wymaganych dokumentów i informacji związanych z prawidłowym prowadzeniem ewidencji.
Co z e-paragonami?
E-paragon to pełnoprawny paragon fiskalny w postaci elektronicznej. Przedsiębiorca może przekazać go klientowi, jeśli klient zgodzi się na taką formę i wspólnie ustalą sposób dostarczenia dokumentu.
Podczas kontroli urząd może sprawdzić, czy przedsiębiorca prawidłowo wystawia paragony oraz czy dane zapisane przez wirtualną kasę fiskalną zgadzają się z prowadzoną ewidencją. Dlatego warto mieć łatwy dostęp do dokumentów fiskalnych i możliwość ich szybkiego odnalezienia w systemie.
Nie trzeba drukować e-paragonu tylko dlatego, że dokument ma postać elektroniczną. Najważniejsze jest to, aby przedsiębiorca prawidłowo go wystawił, zapisał i przekazał nabywcy zgodnie z obowiązującymi zasadami.
Więcej o zasadach stosowania elektronicznych paragonów wyjaśniamy w poradniku E-paragon w gastronomii.
Czy trzeba mieć papierową kopię czegokolwiek?
Wirtualna kasa fiskalna ogranicza ilość dokumentacji papierowej, ale nie oznacza całkowitej rezygnacji z dokumentów w tej formie.
Raport fiskalny dobowy jest wystawiany w postaci elektronicznej. Natomiast raporty fiskalne okresowe, w tym raport miesięczny, są wystawiane w postaci papierowej. Dlatego nie można przyjąć, że wszystkie dokumenty związane z kasą programową wystarczy przechowywać wyłącznie w systemie.
Jeżeli sprzedaż przy kasie prowadzą pracownicy, trzeba również pamiętać o dokumentacji potwierdzającej zapoznanie ich z zasadami prowadzenia ewidencji i wydawania paragonów.
W praktyce warto więc rozdzielić dokumenty, które kasa przechowuje elektronicznie, od tych, dla których przepisy wymagają postaci papierowej. Sama komunikacja z Centralnym Repozytorium Kas nie zastępuje wszystkich obowiązków dokumentacyjnych przedsiębiorcy.
Wirtualna kasa fiskalna – jak często jest kontrola?
Nie ma określonego harmonogramu, zgodnie z którym urząd skarbowy kontroluje przedsiębiorców korzystających z wirtualnej kasy fiskalnej. Sam fakt używania kasy mającej postać oprogramowania nie oznacza więc, że lokal będzie kontrolowany w konkretnych odstępach czasu.
Kontrola podatkowa może zostać podjęta przez urząd z urzędu. W przypadku przedsiębiorców jej wszczęcie jest co do zasady poprzedzone analizą prawdopodobieństwa naruszenia prawa.
Znaczenie mogą mieć przede wszystkim nieprawidłowości związane z rozliczeniami podatkowymi, ewidencjonowaniem sprzedaży lub innymi obowiązkami przedsiębiorcy. Nie należy natomiast zakładać, że sama wirtualna kasa fiskalna powoduje częstsze albo rzadsze kontrole.
Dlatego najlepszym przygotowaniem nie jest przewidywanie terminu kontroli, lecz prawidłowe prowadzenie ewidencji, wystawianie wymaganych dokumentów fiskalnych oraz zapewnienie dostępu do kasy i dokumentacji, gdy zażąda tego właściwy organ.
Co może sprawdzić urząd podczas kontroli wirtualnej kasy fiskalnej?
Kontrola kasy fiskalnej przez urząd skarbowy może dotyczyć zarówno sposobu prowadzenia ewidencji sprzedaży, jak i działania samej wirtualnej kasy fiskalnej.
W zależności od zakresu kontroli urząd może sprawdzić między innymi:
- czy przedsiębiorca prawidłowo rejestruje sprzedaż na kasie,
- czy obsługa wystawia i wydaje paragony fiskalne zgodnie z obowiązującymi zasadami,
- czy przedsiębiorca sporządza wymagane raporty fiskalne,
- czy prawidłowo przechowuje dokumenty kasowe,
- czy kasa poprawnie komunikuje się z Centralnym Repozytorium Kas,
- czy przedsiębiorca prawidłowo skonfigurował nazwy towarów i usług, stawki VAT, datę, czas oraz pozostałe ustawienia,
- czy oprogramowanie kasy działa prawidłowo na używanym urządzeniu.
Na żądanie właściwego organu przedsiębiorca powinien udostępnić wirtualną kasę fiskalną wraz z urządzeniem, na którym działa. Dzięki temu urząd może sprawdzić stan oprogramowania i sposób pracy kasy.
Zakres konkretnej kontroli może jednak wykraczać poza samą kasę fiskalną. Jeżeli urząd prowadzi szerszą kontrolę podatkową, może również analizować dokumenty i dane dotyczące rozliczeń przedsiębiorcy.
FAQ – kontrola wirtualnej kasy fiskalnej
Czy urząd skarbowy może sprawdzić wirtualną kasę fiskalną?
Tak. Urząd może sprawdzić zarówno sposób ewidencjonowania sprzedaży, jak i prawidłowość działania samej kasy. Może też zażądać dostępu do urządzenia, na którym działa oprogramowanie kasy.
Czy podczas kontroli trzeba udostępnić urządzenie z wirtualną kasą?
Tak. Na żądanie właściwego organu przedsiębiorca powinien udostępnić kasę razem z urządzeniem, na którym ją zainstalowano. Urząd może wtedy sprawdzić stan oprogramowania i prawidłowość jego pracy.
Jakie dokumenty warto przygotować do kontroli kasy fiskalnej?
Warto zapewnić dostęp do raportów fiskalnych, dokumentów kasowych oraz danych związanych z ewidencją sprzedaży. Jeżeli kasę obsługują pracownicy, dobrze mieć również dokumentację potwierdzającą zapoznanie ich z zasadami prowadzenia ewidencji.
Czy wszystkie raporty z wirtualnej kasy fiskalnej są elektroniczne?
Nie. Kasa wystawia raport fiskalny dobowy elektronicznie. Raporty okresowe, w tym raport miesięczny, mają postać papierową. Dlatego przedsiębiorca nie powinien zakładać, że wszystkie dokumenty związane z wirtualną kasą istnieją wyłącznie w systemie.
Czy urząd może sprawdzić komunikację kasy z CRK?
Tak. Prawidłowa komunikacja z Centralnym Repozytorium Kas należy do obowiązków związanych z używaniem wirtualnej kasy fiskalnej. Urząd może więc sprawdzić, czy kasa prawidłowo przesyła wymagane dane.
Czy wirtualna kasa fiskalna wymaga okresowych przeglądów technicznych?
Nie. Obowiązek okresowych przeglądów technicznych nie dotyczy kas mających postać oprogramowania. Nadal trzeba jednak dbać o prawidłowe działanie kasy i udostępnić ją do kontroli, gdy zażąda tego właściwy organ.
Kontrola i wirtualna kasa fiskalna – podsumowanie
Kontrola wirtualnej kasy fiskalnej może dotyczyć zarówno ewidencji sprzedaży, jak i działania samej kasy. Urząd może sprawdzić paragony, raporty fiskalne, dokumentację, komunikację z Centralnym Repozytorium Kas oraz urządzenie, na którym działa oprogramowanie.
Dlatego przedsiębiorca powinien dbać o prawidłową konfigurację kasy, poprawnie rejestrować sprzedaż i przechowywać wymagane dokumenty. Warto też pamiętać, że część dokumentów ma postać elektroniczną, a część nadal trzeba przygotowywać w formie papierowej.
Wirtualna kasa fiskalna może uprościć codzienną obsługę sprzedaży, zwłaszcza gdy współpracuje z systemem POS. Nie zwalnia jednak przedsiębiorcy z obowiązków związanych z prowadzeniem ewidencji i udostępnieniem kasy podczas kontroli.
Jeżeli chcesz lepiej zrozumieć, jak działa kasa programowa i kto może z niej korzystać, przeczytaj poradnik Wirtualna kasa fiskalna – co to jest, jak działa i dla kogo?.
Chcesz połączyć fiskalizację z systemem POS w swoim lokalu? Sprawdź Wirtualną Kasę Fiskalną ZAMOW.online i zobacz, jak może działać w Twojej gastronomii.